Structurer une équipe fiscale tout au long du parcours de croissance de l'entreprise

Chaque entreprise a une histoire de croissance. Certaines démarrent dans un garage, d'autres autour d'une table de cuisine, d'autres encore dans un minuscule bureau aux chaises branlantes, mais quel que soit le point de départ, une chose est sûre : à mesure que l'entreprise se développe, le casse-tête fiscal s'accroît avec elle.

Ce qui commence comme une simple déclaration annuelle devient finalement un réseau de règles transfrontalières, de décisions d'entités et de questions du type “Attendez, devons-nous aussi déclarer quelque chose dans ce pays ?”

Ce guide passe en revue les étapes de la maturité de la fonction fiscale, depuis les débuts modestes avec la conformité de base jusqu'au département fiscal à part entière, hautement stratégique, que l'on trouve dans les groupes multinationaux. Mais tout d'abord, nous allons expliquer la différence entre la conformité fiscale et le conseil fiscal (indice : il ne s'agit pas du tout de la même chose).

Conformité fiscale et conseil fiscal : Les fondements

Avant de grimper l'échelle de la complexité fiscale, posons les bases.

Conformité fiscale

La conformité fiscale est la partie “mangez vos légumes” de la fiscalité : prévisible, nécessaire et exigée par la loi. Pensez-y :

• Déclarations fiscales des entreprises : un exercice annuel à ne pas manquer.
• TVA/Les déclarations de TPS : le rythme périodique de la vie fiscale.
• PAYE et charges sociales : s'assurer que les salariés sont correctement comptabilisés.
• Douanes et déclarations fiscales indirectes : parce que les biens importés s'accompagnent de paperasserie.

Ces tâches sont récurrentes et soumises à des délais. La plupart des startups les confient à un comptable ou à un prestataire de services de conformité, et c'est très bien ainsi.

Conseil fiscal

C'est dans le domaine du conseil fiscal que les choses deviennent intéressantes. Il couvre des situations ponctuelles, stratégiques, “il faut bien réfléchir”, comme par exemple :

• Concevoir des structures fiscalement avantageuses sur les nouveaux marchés.
• Planification du financement et des flux de capitaux.
• Expansion transfrontalière et nouveaux modèles d'entreprise.
• Mobilité des salariés et questions relatives à la paie internationale.
• Comprendre les retenues à la source, la résidence fiscale et les risques.

Le conseil requiert de l'expertise et du discernement. Cela ne s'improvise pas et, parfois, les personnes les plus compétentes en matière de conformité fiscale ne sont pas les plus aptes à répondre à vos besoins en matière de conseil fiscal.

Étape 1 : Démarrage - Objectif national

Au début, la vie est simple. Vous opérez dans un seul pays, vous effectuez une poignée de transactions et vos besoins fiscaux se résument à :

• Déclaration annuelle de l'impôt sur les sociétés.
• TVA/TPS (le cas échéant).
• Conformité de la paie.
• Traiter les demandes de recettes occasionnelles.

Un comptable externalisé suffit amplement. Vous n'avez probablement pas besoin d'un conseiller fiscal, sauf en cas de problème inhabituel.

Étape 2 : Passage à l'échelle nationale - Plus de pièces mobiles

Au fur et à mesure que l'entreprise prend de l'ampleur, les choses deviennent un peu plus... intéressantes. Il est encore possible de gérer la situation, mais on ne peut plus s'endormir.

Vous pouvez maintenant rencontrer :

• De nouveaux modèles d'entreprise qui soulèvent de nouvelles questions fiscales.
• Programmes d'incitation pour les employés.
• Financement de démarrage et modifications du capital.
• Questions plus complexes de la part de votre administration fiscale.

La conformité peut rester externalisée, mais le conseil occasionnel devient utile. Il n'est probablement pas encore nécessaire de disposer d'un personnel fiscal interne à temps plein.

Étape 3 : Début de l'expansion internationale - Bienvenue dans la jungle

Lorsque des clients, des fournisseurs ou du personnel apparaissent dans d'autres pays, la complexité fiscale passe à un niveau supérieur.

Les questions typiques sont les suivantes

• Sommes-nous en train de créer accidentellement un établissement permanent quelque part ?
• Une personne travaillant à l'étranger doit-elle être rémunérée au niveau local ?
• Avons-nous besoin d'un enregistrement TVA/TPS sur un nouveau marché ?
• Quelles sont les implications en matière de retenue à la source des contrats transfrontaliers ?

À ce stade, le conseil devient essentiel. Vous pouvez toujours externaliser la conformité, mais vous avez besoin de conseils avisés pour éviter des erreurs coûteuses.

Étape 4 : Établissement d'entités à l'étranger - Temps de structuration

La création d'entités étrangères est une étape importante et un grand moment fiscal.

Principales considérations :

• Faut-il ouvrir une succursale ou une filiale ?
• Le financement par l'emprunt ou par les fonds propres est-il préférable ?
• Avons-nous besoin d'une société holding ?
• Comment les bénéfices sont-ils imposés et rapatriés ?
• Quelles sont les exigences de la législation locale ?

Compte tenu de la multiplicité des juridictions en jeu, vous avez besoin d'une supervision fiscale de haut niveau, peut-être pas à temps plein, mais d'une personne qui comprenne la stratégie fiscale internationale. Le travail technique peut encore être externalisé, mais pas la stratégie.

Étape 5 : Devenir une véritable multinationale - La fiscalité devient sérieuse

Aujourd'hui, vous opérez comme une entreprise mondiale. Vous avez des entités, des employés et des chaînes de valeur qui dépassent les frontières. Félicitations ! Et aussi... condoléances.

De nouveaux défis apparaissent : 

• Règles CFC
• Prix de transfert et documentation.
• Retenues à la source dans l'ensemble du groupe.
• Exigences complexes en matière de fiscalité indirecte.
• Mobilité des salariés au niveau mondial.

À ce stade, vous avez généralement besoin de:

• Un gestionnaire ou un directeur fiscal interne.
• Une petite équipe couvrant la conformité, la TVA, les prix de transfert et les salaires.
• Des consultants externes pour les questions spécialisées.

Votre équipe fiscale devient un partenaire stratégique qui vous aide à :

• Gestion du taux d'imposition effectif.
• Gouvernance du risque fiscal.
• Soutenir les acquisitions et l'expansion.

Étape 6 : Maturité totale de la fonction fiscale - Les travaux

C'est l'objectif final : un service fiscal entièrement développé et intégré à l'entreprise.

Vous y trouverez :

• Des équipes dédiées à la conformité dans les régions clés.
• Spécialistes des prix de transfert.
• Experts en fiscalité internationale.
• Spécialistes de la mobilité et de la paie.
• Cadres et politiques de gestion des risques.

À ce niveau, l'équipe fiscale travaille en étroite collaboration avec le service juridique, le service financier, le service des ressources humaines et le service des opérations pour soutenir les ambitions mondiales de l'entreprise.

À quel stade en êtes-vous ?

Les besoins fiscaux d'une entreprise évoluent en même temps que l'entreprise elle-même. Une startup peut s'en sortir avec un soutien de base en matière de conformité, mais une multinationale a besoin d'une fonction fiscale bien structurée pour rester en conformité, réduire les risques et opérer efficacement dans tous les pays.

Savoir quand passer d'une assistance externalisée à un conseil stratégique, puis à une équipe interne, permet aux entreprises de garder une longueur d'avance sur les risques et de s'aligner sur leurs objectifs de croissance.

Le parcours peut devenir plus complexe, mais avec la bonne expertise fiscale au bon moment, il devient beaucoup plus facile à gérer et beaucoup moins stressant.

Chez Regan van Rooy, nous pouvons vous aider à chaque étape de votre parcours, en comprenant que vos besoins et vos priorités (et l'importance que vous accordez à la fiscalité !) évoluent avec la croissance de votre entreprise. Contactez nous pour discuter de nos différentes offres d'externalisation, de la suppléance fiscale aux Directeurs fiscaux fractionnés (Tax Pilot) et Directeurs fiscaux sur appel.