Vous pensez que la gestion des salaires est facile ? Détrompez-vous.... Aujourd'hui, nous abordons les dix principaux risques et opportunités potentiels qui se cachent dans votre système de paie.

Les coûts salariaux sont les postes les plus importants du compte de résultat de la plupart des entreprises. Pourtant, ils sont souvent examinés de manière beaucoup moins approfondie et moins régulière que d'autres montants. Or, même une petite erreur d'appréciation peut se traduire par une lourde facture fiscale imprévue si vous avez beaucoup de salariés ou si l'erreur s'étale sur plusieurs années. Et bien sûr, les autorités fiscales affamées examinent de plus près les salaires, de sorte que vous ne pouvez pas vous permettre de vous tromper.

Aujourd'hui, nous déroulons nos dix questions les plus importantes sur la paie afin d'identifier les risques et les opportunités qui s'y cachent :

1) Votre service de paie est-il externalisé ? De nombreux employeurs ont externalisé leur fonction de paie et pensent que cela suffit à les protéger en cas d'audit, mais ils oublient que si l'on peut externaliser le travail, on ne peut jamais externaliser le risque. Si votre service de paie est externalisé, dans quelle mesure êtes-vous sûr d'être en conformité avec la loi ? N'oubliez pas qu'un prestataire de services de paie ne peut traiter que les informations qui lui ont été fournies et que la responsabilité et le risque de prestations non déclarées vous incombent en tant qu'employeur.

2. avez-vous mis en place de nouveaux avantages pour les employés ? Dans de nombreux cas, ce n'est pas ce qui figure sur la liste de paie qui pose problème, mais plutôt ce qui n'y figure pas. Existe-t-il des primes d'encouragement et des prix pour les équipes - sont-ils divulgués ? Offrez-vous des bourses au personnel - que se passe-t-il lorsque votre personnel abandonne ou échoue ? Souvent, des initiatives apparemment innocentes et bien intentionnées ont des conséquences involontaires sur la paie.

3. votre philosophie en matière de récompenses a-t-elle évolué avec le temps ? Au fil des ans, de nombreuses modifications fiscales ont eu un impact sur l'évaluation et la déclaration des avantages sociaux, et souvent les politiques d'avantages sociaux ont été rédigées spécifiquement pour tirer parti de dispositions fiscales avantageuses. Quand avez-vous revu pour la dernière fois vos structures de rémunération pour vous assurer qu'elles ne sont pas obsolètes - non seulement vous appliquez peut-être une disposition fiscale qui n'existe plus depuis longtemps, mais vous perdez peut-être aussi de nouvelles possibilités d'économies ?

4.Avez-vous renégocié les conditions d'un régime collectif de salariés ? Pour soutenir un accord d'emploi approprié et la position fiscale qui lui est associée, toutes les pièces mobiles doivent être alignées. Avez-vous changé la manière dont vous employez votre personnel ou dont vous fournissez un certain avantage social ? Êtes-vous sûr que tous les éléments du cadre consensuel (contrat de travail, politiques de rémunération et politiques à l'égard des tiers) se parlent toujours et sont toujours efficaces sur le plan fiscal ?

5. vous engagez-vous auprès de contractants et de petites entreprises ? La classification des prestataires à des fins de paie est essentielle, car il existe généralement des règles différentes en matière de retenue à la source et de déclaration pour les différentes catégories de prestataires de services, qu'il s'agisse d'entrepreneurs indépendants, de salariés présumés ou de prestataires de services personnels. Disposez-vous d'une procédure formelle pour documenter le processus de réflexion appliqué à la classification de vos prestataires de services ?

6. êtes-vous en règle avec l'impôt sur les salaires ?  Quand avez-vous vérifié pour la dernière fois l'historique complet de vos comptes auprès de l'autorité fiscale ? Toutes les déclarations mensuelles et annuelles et tous les rapprochements ont-ils été déposés et finalisés ? Est-il temps de procéder à un contrôle de routine de la maintenance des comptes ? Ne vous laissez pas surprendre par une pénalité pour retard de paiement ou par l'adoption d'un journal pour apurer le crédit sur les enregistrements PAYE.

7. Avez-vous du personnel qui travaille en dehors des frontières du pays ? Vous envisagez d'employer des ressortissants étrangers ou de transférer votre personnel à l'étranger ? Les salariés expatriés, qu'ils soient nationaux ou étrangers, sont soumis à toute une série d'obligations en matière de paie, qu'il s'agisse de retenues à la source ou de déclarations. Avez-vous structuré leurs avantages de manière optimale afin de minimiser l'impact fiscal personnel ? Votre personnel participe-t-il à des plans d'actionnariat à long terme gérés au niveau du groupe ?

8. mettez-vous en place une politique de travail à distance ? Avec l'avènement du nouveau monde du travail, le travail à distance est le nouveau mot à la mode, les employeurs répondant aux besoins de leur personnel de travailler de n'importe où. Avez-vous pris en compte les aspects personnels et salariaux ? Allez-vous introduire de nouveaux avantages pour tenir compte de cette politique, des indemnités de bureau à domicile, de l'assistance technique et de l'aide à la gestion des données ? Dans l'affirmative, est-ce que vous et vos employés comprenez ce qu'il faut faire pour soutenir ces avantages du point de vue de la paie et de la déclaration d'impôts ?

9. proposez-vous des apprentissages ou des stages ? Par exemple, en Afrique du Sud, l'incitation fiscale à l'emploi est en place depuis 2014 afin d'encourager les employeurs à embaucher des jeunes et à bénéficier d'une prime de remboursement de la masse salariale.

10. À quand remonte la dernière fois que vous avez effectué un bilan de santé complet de votre système de paie ? Les charges sociales ne se limitent pas à la gestion des risques fiscaux, elles permettent également de maximiser les économies d'impôts. Que pourriez-vous manquer ?

Les questions à méditer d'aujourd'hui ont été compilées par notre experte en fiscalité des salariés, Cinzia de Risi. Elle a plus de 25 ans d'expérience dans le domaine de la fiscalité des salariés et de la mobilité mondiale. Sa passion et ses connaissances techniques approfondies pour conseiller les entreprises multinationales et leurs employés afin d'optimiser leurs programmes de mobilité et la fiscalité des salariés ont été un énorme avantage pour notre équipe et nos clients. Cinzia propose également des solutions pratiques et complètes, centrées sur le client et multi-juridictionnelles.   Contactez nous pour réserver une session dès aujourd'hui.