Application par la South African Revenue Service (SARS) des numéros d'identification fiscale des employés dans les rapprochements PAYE : entrée en vigueur en février 2026

Le SARS a annoncé des exigences de validation plus strictes pour la déclaration des numéros de référence de l'impôt sur le revenu des employés dans les réconciliations PAYE de l'employeur (EMP501), à compter de la saison de déclaration de l'employeur 2026. Bien qu'ils s'adressent aux employeurs, ces changements affecteront également les contribuables individuels en garantissant une déclaration exacte des revenus d'emploi et la finalisation en temps voulu des évaluations de l'impôt sur le revenu des particuliers.

Législation

L'obligation de déduire l'impôt des salariés (PAYE) découle de l'article 67 de la loi 58 de 1962 relative à l'impôt sur le revenu, qui impose aux employeurs de retenir l'impôt sur les rémunérations versées aux salariés assujettis à l'impôt normal.

Cette obligation présuppose que les employés sont correctement enregistrés auprès du SARS et identifiables grâce à un numéro de référence valide pour l'impôt sur le revenu. Le pouvoir du SARS d'exiger, de valider et de réconcilier les données fiscales liées à l'emploi découle également de l'article 26 de la loi 28 de 2011 sur l'administration fiscale (TAA), qui autorise le SARS à exiger des informations de tiers aux fins de l'administration efficace de la législation fiscale. En outre, les sections 40 à 42 de la TAA autorisent le SARS à vérifier les déclarations et à demander des informations complémentaires en cas de divergences.

Contexte : Qu'est-ce qu'un rapprochement fiscal pour les salariés ?

Le rapprochement fiscal des employés est une obligation annuelle qui oblige les employeurs à soumettre des informations salariales exactes au SARS. Ce processus permet de s'assurer que les déductions fiscales et les contributions des employés sont correctement déclarées, en alignant les données de la paie sur les enregistrements du SARS.

Historiquement, les données manquantes ou inexactes déclenchaient des avertissements, ce qui permettait aux employeurs de rectifier les problèmes avant la soumission finale.

Qu'est-ce qui a changé ?

Auparavant, si le numéro d'identification fiscale d'un employé était manquant, le SARS émettait un avertissement mais acceptait quand même le rapprochement. À partir de 2026, cependant, le SARS rejettera tout rapprochement qui omettra ne serait-ce qu'un seul numéro d'identification fiscale d'un employé. Le champ du numéro d'identification fiscale passe ainsi du statut de “recommandé” à celui d'obligatoire

Impact sur l'employeur

• Conformité obligatoire: Tous les employés doivent avoir un numéro d'identification fiscale SARS valide avant que les données de la paie puissent être soumises.
• Retards potentiels: L'absence de numéro d'identification fiscale peut retarder le processus de rapprochement et exposer les employeurs à des pénalités en cas de soumission tardive.
• Charge administrative: Les équipes chargées de la paie doivent mettre à jour les systèmes et les processus pour s'assurer que les numéros d'identification fiscale sont saisis lors de l'intégration et conservés dans les dossiers de paie.
• Communication avec les salariés: Les employeurs peuvent être amenés à aider leurs employés à s'enregistrer auprès du SARS ou à récupérer des numéros d'identification fiscale oubliés.
• Risque de sanctions: Les demandes rejetées ou tardives peuvent donner lieu à des pénalités administratives et à des intérêts.

Garantir la conformité

1. Vérifier les dossiers de paie pour identifier les numéros d'impôt manquants.
2. Mettre à jour les procédures d'intégration afin de saisir les numéros d'identification fiscale dès le départ.
3. Enregistrer les employés non enregistrés via e@syFile, eFiling ou d'autres canaux d'enregistrement SARS.
4. Effectuer des validations préalables à la soumission en utilisant le logiciel de paie ou les outils e@syFile™.
5. Surveillez les délais de soumission et entamez le processus de rapprochement suffisamment tôt pour éviter les problèmes de dernière minute.

Conclusion

Les changements apportés par le SARS à la conciliation de l'impôt sur le revenu des salariés soulignent l'importance de disposer d'informations complètes et exactes sur les contribuables lors de l'établissement des fiches de paie. En faisant du numéro d'identification fiscale de l'employé une exigence non négociable, le SARS vise à améliorer l'intégrité des données et à rationaliser le processus de rapprochement.

Ne vous laissez pas surprendre par la période de soumission de l'EMP501. Mettez à jour vos données salariales avant de passer à l'exercice 2027. Tous nos vœux de réussite pour la période de rapprochement des employeurs 2026, qui s'étend du 1er avril 2026 au 31 mai 2026.

Si vous avez besoin d'aide pour interpréter les nouvelles exigences du SARS, revoir vos processus de paie ou vous préparer à la saison de déclaration EMP501 de 2026, notre équipe est bien placée pour vous aider.

Prenez contact pour obtenir des conseils sur mesure et faire en sorte que votre organisation reste conforme, évite les sanctions inutiles et soit prête, sur le plan opérationnel, à faire face au nouvel environnement de mise en œuvre.